4 Strategien für den Einsatz einer digitalen Lösung, um viel Zeit bei der Disposition zu sparen

Wenn es um die Organisation jeglicher Art von Logistik geht, sind Disponent:innen die Hauptakteure. Egal, ob es sich um eine klassische Spedition oder einen Verlader handelt oder ob aussergewöhnliche Umstände wie Werkstransporte und intermodale Transporte organisiert werden müssen, ohne Disponent:innen als zentralen Planer kommen die Lieferungen nicht auf die Strasse. Jeden Tag müssen Disponent:innen sicherstellen, dass eigene und fremde Fahrzeuge richtig eingesetzt und genutzt werden.

Die Disposition umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben. Darunter gehören die Planung, Steuerung und das Reagieren und Informieren. Disponent:innen stehen traditionell im Zentrum des Chaos im Tagesgeschäft und sind zahlreichen Unterbrechungen ausgesetzt.

Intelligente digitale Lösungen für die Disposition werden zwar nicht alle Störungsursachen beseitigen können, aber viele davon. Ausserdem können sie Disponent:innen von Routinearbeiten entlasten, sodass sie sich mehr Zeit für ihre Kernaufgaben nehmen können. Sie können viel Zeit in der Disposition einsparen, wenn Sie vier Schlüsselstrategien umsetzen.

1. Stelle deinen Disponent:innen alle sachdienlichen Informationen zur Verfügung

In der Terminplanung gibt es zwei Paar Schuhe: Planung und Umsetzung, so wie es in Theorie und Praxis zwei Paar Schuhe gibt. Eine gut durchdachte Reiseroute ist meist nur solange wirksam, bis sie auf die Realität trifft:

Fahrzeuge stehen im Stau oder haben eine Panne, eine Abladestelle ist nicht zu erreichen, oder Lagerprodukte sind noch nicht kommissioniert worden. Gestern hat ein Vertriebskollege eine Tour verkauft, die heute Abend berücksichtigt werden muss, und eine Kundin ruft an, um sich nach dem Status ihrer Lieferung zu erkundigen.

Umso wichtiger ist es, dass alle relevanten Informationen für alle Disponent:innen sofort und idealerweise auf einen Blick in einem System verfügbar sind. Wie können wir das sicherstellen?

• Integration von Telematik-Technologien in Dispositionslösungen: Deine Disponenten können anhand von GPS- und Statusinformationen nicht nur sehen, wo sich ein Lkw befindet, sondern auch, ob und wo es bereits zu Verzögerungen gekommen ist.
• Möglichkeiten zur Vorhersage von Ankunftszeiten nutzen, um vorausschauend zu planen. Disponenten können dadurch drohende Verspätungen frühzeitig erkennen.
• Arbeite mit digitalen Transportaufträgen, die Be- und Entladestellen automatisch geolokalisieren.
• Teile der Disposition der digitalen Lösung übernehmen lassen. Selbst in Bereichen, in denen sich deine Disponentin oder dein Disponent nicht auskennt, kann ein intelligentes System in Sekundenbruchteilen berechnen, wie lange die Fahrt von Punkt A nach Punkt B dauern wird, wann eine Pause erforderlich ist und welche Fahrzeit zur nächsten Ladestation eingestellt werden sollte.

2. Stelle sicher, dass die Kommunikation mit den Fahrer:inne effizienter ist

Ein grosser Teil der Telefongespräche der Disposition erfolgt erfahrungsgemäss mit den Fahrer:innen. Durch die Anbindung eines Telematiksystems kann eine digitale Dispositionslösung auch die Disponent:innen stark unterstützen.

Die Nutzung der aktuellen GPS-Standortinformationen wurde bereits diskutiert. Darüber hinaus ist bei entsprechender Qualität auch der umgekehrte Weg, also der Informationsfluss zum Fahrer, sehr wichtig und kann vermeidbare Fehler und Rückfragen im täglichen Betrieb einsparen.

So werden Übernahmefehler vermieden, indem Lieferadressen direkt an den Fahrer und eine Navigationslösung im Fahrzeug übertragen werden. Sicherheitshinweise oder andere Hinweise die beim Kunden vor Ort erforderlich sind, können während der Fahrt übergeben werden und müssen nicht aus einem zusätzlichen Heft oder ähnlichen Dokument entnommen werden.

Alle Beteiligten sparen Zeit und das persönliche Gespräch kann durch diese Technik der einfacheren und effektiveren Kommunikation zwischen der Disposition und den Fahrer:innen auf das Wesentliche reduziert werden.

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3. Kommuniziere digital und automatisiert mit deinen Kunden

Deine Kunden werden die Transparenz und die automatisierte Übermittlung von Informationen über den Zustellungsprozess schätzen, insbesondere die voraussichtliche Ankunftszeit einer Lieferung. Transparenz kann auf verschiedene Weise erreicht werden. Die Verwendung von automatischen Benachrichtigungen sowie die Verfügbarkeit von Tracking und Tracing helfen, die Anzahl der kostspieligen und zeitaufwendigen Telefonate zu reduzieren.

Benachrichtigungen erfolgen heute meist per automatischer E-Mail oder elektronischer Kurznachricht, dank individuell einstellbarer Trigger-Events. Gleichzeitig hat sich die Sendungsverfolgung als zweiter Standard für automatisierte Kundendaten etabliert. Die Kund:innen können online den Fortschritt ihrer Lieferung und das voraussichtliche Ankunftsdatum ihrer Produkte überprüfen.

4. Automatismen und künstliche Intelligenz ermöglichen einen schnelleren Versand

Die Belastung der Disposition kann durch einen automatisch generierten Tourenplan erheblich reduziert werden. Der Tourenplan hingegen wird selten ohne das Wissen und Können der Disponent:innen erstellt. Vielmehr nehmen die Systeme das implizite Wissen jeder Disponentin und jedes Disponenten auf und bilden es mit Hilfe eingebauter Regeln und Grenzwerte digital im Tourenplan ab.

Das System spart Zeit, indem es Tätigkeiten übernimmt, die zwar theoretisch möglich, aber für einen Menschen schwierig und zeitaufwendig zu erledigen sind.

• Wie lange braucht der Transport für eine Route und können Folgetermine eingehalten werden?
• Stehen den Fahrer:innen genügend Fahr- und Arbeitszeiten für die vorgegebenen Tätigkeiten zur Verfügung, oder gibt es sogar nutzbare Puffer?
• Welche Fahrzeuge werden zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Region erreichbar sein?
• Sollen Fahrer und Fahrzeug am Ende des Tages zur Zentrale oder zu einer Heimatadresse zurückkehren?

Je mehr dieser Fragen ein System automatisch beantworten kann, desto mehr Zeit bleibt für die Disposition der verbleibenden ungewöhnlichen Fälle und ad hoc auftretenden Probleme.

Intelligente Syteme sind daher ein Muss für die zukünftige Disposition.

Fazit

Ein Grossteil der Hektik, die normalerweise in der Disposition herrscht, kann mit einer massgeschneiderten Systemunterstützung für die Disposition vermieden werden. Die Digitalisierung der Kommunikation reduziert die Anzahl der täglichen Telefonate drastisch, was zu einer verbesserten Zufriedenheit bei allen Beteiligten führt.

Die Disposition wird von repetitiven Arbeiten entlastet und kann viel Zeit durch eine klare Sicht auf alle wichtigen Daten und den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur automatischen Routenplanung einsparen. Für die Disposition der Zukunft sind intelligente Softwaresysteme ein Must-have.