Hast du Fragen? Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen thematisch für dich zusammengefasst.
Multi-Faktor Authentifizierung:
Mit MFA kann Sicherheit für unbefugten Zugriff verstärkt werden. Die MFA kann unter Rollen & Rechte für die entsprechenden Rollen aktiviert werden. Damit MFA genutzt werden kann, muss das App «Google Authenticator» heruntergeladen werden.
Karte
Die Karte wurde optimiert, indem alle sich in der aktuellen Disposition befindende Standorte und Destinationen angezeigt werden. Mit einem Klick auf auf das Fahrzeug sind zudem weitere hilfreiche Informationen sowie die Route ersichtlich.
Offerten/ Rechnung:
Neu kann nebst der Rechnungsadresse auch eine Versandadresse für die Rechnung bzw. Offerte hinzugefügt werden. Die Versandadresse kann wie die Rechnungsadresse unter «Kontakte» definiert werden.
Ansicht:
Um die Augen zu entlasten, haben wir die Schrift in der hellen Ansicht dunkler gemacht.
Disposition:
Die Lieferdetails einer «fertigen Fahrt» können neu direkt über das Fahrzeug eingesehen werden.
Zahlungsbedingungen:
Zahlungsbedingungen können neu direkt beim Kontakt hinterlegt werden und werden entsprechend beim Auftrag direkt angezeigt.
Login:
Zur Überprüfung, ob das Passwort beim Login richtig eingegeben wurde, gibt es nun einen Überprüfungsknopf.
Kontakte:
Alle Felder für Kundenkontakte können nun auch über die Telefonnummer gefiltert werden.
Rechnung:
Dunkle Ansicht:
Im Dark Mode wurden einige Optimierungen umgesetzt.
Lieferschein:
Werkscheine werden auch für Mulden und Regie in der Lieferscheinübersicht angezeigt Dies gilt auch für das Kundenportal, sofern die Werkscheine für die Kund:innen angezeigt werden dürfen.
Offerten/ Rechnung:
Neu kann nebst der Rechnungsadresse auch eine Versandadresse für die Rechnung bzw. Offerte hinzugefügt werden. Die Versandadresse kann wie die Rechnungsadresse unter «Kontakte» definiert werden.
Rechnungen Kundenportal:
Bereits heruntergeladene und somit in diesem Fall ausgedruckte Rechnungen werden in der Rechnungsübersicht für die Kund:innen entsprechend gekennzeichnet.
Neue Einheiten
Ab sofort stehen die Einheiten “Pschl.”, “Kg”, “m2” zur Verfügung.
Swynoo App
Zuschläge werden neu bei der Signaturansicht für den Kunden angezeigt
Widget für Fuhrhalter
Neu steht den Fuhrhalter im Dashboard (Kundenportal) ein Widget zur Verfügung, das ihnen eine Übersicht über alle gefahrenen Lieferscheine mit ihren Fahrzeugen ermöglicht.
Länderangabe
Neu kann das Land angegeben werden, wo der Kunde seinen Sitz hat. Dies wird entsprechend auch in der Rechnung angezeigt.
Lieferscheinkontrolle
Damit man jederzeit die Übersicht bei der Lieferscheinkontrolle wahren kann, wird einem neu farblich angezeigt, wo in der Liste man als letztes war.
Offerten Versand
Offerten können ab sofort direkt aus dem Auftrag per E-Mail versendet werden.
Supportfälle
Bei Problemen bei der Anwendung oder bei möglichen Fehlern kann neu direkt ein Formular ausgefüllt werden, Klicke dafür ganz einfach auf deinen User-Namen oben rechts und dann auf «Support kontaktieren».
Bestellung/ Bestellerfassung
Bei der Bestellerfassung wird ab sofort die Kundenobjektnummer beim Auswählen des Auftrags angezeigt.
Die Fahrzeugkategorie kann ab sofort auch nach der Bestellerfassung geändert werden.
Mulden
Neu muss keine neue Bestellung mehr erfasst werden, wenn die Aktivität der Muldenlieferung geändert werden muss. Diese Aktivität kann nun bei der entsprechenden Bestellung bearbeitet werden.
Werkscheinnummer
Werkscheinnummern können nun auch Buchstaben enthalten und nicht wie bisher nur Zahlen.
Swynoo-Ansicht
Da im Dark-Mode die blaue Farbe nicht immer gut ersichtlich war, haben wir die Farbe leicht angepasst, sodass das Lesen leichter fällt.
Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen können neu beim Kunden hinterlegt werden, sodass diese im Auftrag bereits vorbefüllt ist.
Deklaration für die Fahrer:innen
Unter Einstellungen, findest du neu den Abschnitt “Deklaration für Fahrer:innen”. Dort kannst du spezifische Dokumente für deine Fahrer:innen hochladen, welche sie wiederum auf ihrer App herunterladen können und somit immer bei sich haben.
Dokumente für Fahrer:innnen
Die Funktion, Dokumente für die Fahrer:innen zu hinterlegen, wurde erweitert. Neu können Einträge bearbeitet und gelöscht werden.
Versand von Offerten
Bemerkungen für Kontakte
Neu können sowohl für Kontakte als auch für Kundenkontakte Bemerkungen hinterlegt werden, sodass wichtige Informationen über die Kunden nicht verloren gehen und jederzeit abgerufen werden können.
Excel Lieferschein Export
Nebst der ersten Einheit wurden beim Excel-Export zusätzliche Spalten hinzugefügt, welche auch die Angaben zur zweiten Einheit beinhalten.
Hinterlegen von Dokumenten beim Standort
Dokumente können neu bei jedem einzelnen Standort hinterlegt werden. Beispielsweise können die jeweiligen Preislisten so ganz einfach abgerufen werden.
Rechnungsgenerierung
Damit du während der Rechnungsgenerierung nicht von der Arbeit abgehalten wirst, kannst du nun auch während dem die Rechnungen generiert werden, weiterarbeiten.
Stornierte Rechnungen
Sobald eine stornierte Rechnung storniert wurde, wird diese im PDF entsprechend rot gekennzeichnet. Dadurch kann stehts die Übersicht gewahrt werden.
Sichtbarkeit der Lieferungen in der App
Lieferungen, welche am Freitag für die folgende Woche den Fahrer:innen zugeteilt werden, können auch am Wochenende von den Fahrer:innen eingesehen werden.
Regie: Definition der ersten Fahrt
Bei der Erfassung einer Bestellung für einen Regie-Auftrag kann neu definiert werden, ob die Regiefahrt zuerst bei der Destination oder beim Standort bzw. bei einer anderen Destination gestartet werden soll.
Angabe der transportierten Artikel bei Regie-Lieferschein
Neu können bei einem Regie-Auftrag der Artikel angegeben werden, welche während der Regiefahrt transportiert wurde. Zudem zeigt es im Lieferschein die ungefähre Menge an, welche während der Regiefahrt transportiert wurde.
Mobile App:
Beim Signieren des Lieferscheins wird neu auch die Lieferscheinnummer angezeigt.
Rechte für die Kundenkontakte
Die Rechte für die Kundenkontakte können individuell bearbeitet werden.
Bearbeitbarkeit von fakturierten Lieferscheinen
Der Status von fakturierten Lieferscheinen kann neu vom User mit der Rolle «Firmenadministrator» wieder geändert werden.
Versionshinweise Relase 2.1.8
Disposition
Rechnungen
Der Inhalt des Rechnungsversands per E-Mail kann neu selbst definiert werden. Dadurch können die Kund:innen so angesprochen wie man das möchte.
Offerten
Es kann ein Entwurf erstellt werden, welcher jeweils direkt beim Offerten Versand in Swynoo angezeigt wird. Dadurch muss der Text nicht immer neu eingegeben werden.
Satelliten-Ansicht
Neu kann zwischen Karten-Ansicht und Satelliten-Ansicht gewechselt werden. Dies betrifft sowohl die Karten-Ansicht in der Disposition als auch die Ansicht, um Standorte und Destination in den Stammdaten zu setzen.
Karten-Ansicht (Disposition)
Die Farbe der jeweiligen Routen der Fahrzeuge bleibt identisch.
Filter in der Dispo
Bei einem Klick auf die Fahrer können kann nun wieder nach dem Status gefiltert werden.
Kundenportal
Sobald eine Fahrt abgeschlossen wurde, steht der Lieferschein auch als PDF direkt dem Kunden zur Verfügung.
Dispo 2.0
Umfangreiche Optimierungen
Offerten
Automatisch aktivierter Toggle für den E-Mail-Versand beim ersten Kundenkontakt, der bei einer Offerte angelegt wird.
E-Mail-Versand Button erscheint, sobald ein PDF erstellt wird, ohne dass die Seite aktualisiert werden muss.
Disposition
Lade- Abladezeit wird pro Fahrzeugkategorie korrekt übernommen
Beim Klick auf die Lupe beim Hinzufügen eines Fahrers untere Fahrerabwesenheit werden alle registrierten Fahrer angezeigt.
Dispo 2.0
Umfangreiche Optimierungen
Kundenportal
Die Werkscheine wurden dann nicht angezeigt, wenn eine Mulde inkl. einem Artikel disponiert wurde. Das Problem konnte behoben werden.
Der Status der Lieferung ist nun auch im Kundenportal ersichtlich und wird in der Übersicht angezeigt.
Lieferscheine
Beim Excel-Export der Lieferscheine sind ab sofort die IDs der Standorte und die IDs der anderen Destinationen nicht mehr ersichtlich.
Für die Verbesserung der Bedienerfreundlichkeit haben wir an verschiedensten Bereichen von Swynoo ein Mouseovering hinzugefügt. Sobald Mal also mit der Maus über einen bestimmten Text fährt, welche aus Platzgründen nicht komplett angezeigt wird, wird der vollständige Text angezeigt.
Vergrösserung der Spaltenbreite für gewisse Spalten, sodass mehr Informationen direkt ersichtlich sind.
Für den Versand einer Offerte haben wir die Limite für die Anzahl Zeichen erhöht, sodass alle Texte ohne Probleme an die Kunden versendet werden können.
Die Login-Zeit wurde erhöht, sodass die Swynoo-Benutzer nicht im Laufe des Tages automatisch ausgeloggt werden.
Der Excel-Export der Lieferscheine für die Kundenkontakte ist ab sofort wieder möglich.
Die Ladezeit, eine Lieferung einem Fahrzeug zuzuweisen, war teilweise lange. Dies konnten wir optimieren.
Wenn bei den Vergütungen Korrekturen vorgenommen werden, springt die Ansicht nicht mehr nach oben.
Die Werkscheine werden dem Kundenkontakt im Kundenportal nun auch für Muldenlieferungen inkl. Artikel angezeigt.
Neu kann der Artikelpreis für spezifische Lieferscheine direkt in den Lieferungsdetails angezeigt werden.
Auftrag
Muldenposition:
Sobald die Checkbox „Werkschein zum Kunde anzeigen“ aktiviert ist, wird der Werkschein für jeden Lieferschein für diese Muldenposition angezeigt (auch dann, wenn die Checkbox im Falle eines zusätzlichen Artikels nicht aktiviert ist).
Dokumente:
Eigene Dokumente, welche in einem Auftrag hochgeladen wurden, können nun auch wieder gelöscht werden.
Kundenportal
Lieferungen:
Unter Lieferungen in der Spalte Artikel werden bei einer Muldenlieferung inkl. Artikel nun die Mulden angezeigt. Innerhalb des Lieferscheins ist nach wie vor der Artikel mit den entsprechenden Informationen entnehmbar.
Excel Export:
Der Excel Export der Lieferungen im Kundenportal wurde optimiert.
Schnittstelle Cellere
Durch die Schnittstelle von Comstruct sind wir nun fähig, Lieferscheine für die Cellere AG direkt zu übermitteln. Sobald der Status eines Lieferscheins für Cellere auf „Bereit für Rechnungsstellung“ gesetzt wird, wird der Lieferschein automatisch übermittelt. Für mehr Informationen steht dir Lukas Hinnen (lukas.hinnen@swynoo.ch) gerne zur Verfügung.
Disposition
Mit einem Klick auf „Aktuelle Planung löschen“ haben wir einen Zwischenschritt eingebaut und Fragen den Benutzer nach, ob die Planung wirklich gelöscht werden soll. Nachdem die Planung gelöscht wurde, erscheint ein weiterer Button „Planung zurücksetzen“, welcher es erlaubt, die erste Planung wieder herzustellen.
Lieferungen
Die Performance der Lieferungen Tabelle war langsam. Die Performance konnte optimiert werden.
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Womöglich hast du die selbe E-Mail Adresse bereits unter "Mitarbeiter" verwendet. Du kannst nicht die gleiche E-Mail Adresse für Mitarbeitende und Kundenkontakte benutzen.
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Klicke im Menü auf "Bestellungen" und dann oben rechts auf das +-Zeichen. Wähle nun mit Hilfe vom Kundenkontakt, Kunden oder der Destination den entsprechenden Auftrag. Wähle nun einen Artikel aus, welcher im Auftrag hinterlegt wurde und füge die entsprechenden Informationen im sich öffnenden Fenster ein. Wähle bei Bedarf zusätzlich eine Mulden- oder Regieposition aus. Als Hilfestellung haben wir dir den Prozess von der Bestellerfassung bis zur Fakturierung hinterlegt.
Möglicherweise wurde der Auftrag noch nicht bestätigt. Der Status eines Auftrags kannst du unter "Aufträge" und dann mit einem Klick auf den entsprechenden Status ändern.
Möglichweise ist die Artikelposition die im Auftrag hinterlegt ist, nicht aktiv. Öffne dafür den entsprechenden Auftrag und öffne dann unter "Artikelposition" den Artikel. Falls der Artikel immer aktiv sein soll, dann belässt du das Feld "bis" leer.
Klicke im Menü auf "Disposition" und dann "Fahrzeugplanung". Wähle das gewünschte Datum aus. Nun kannst in der Spalte "Fahrer" du die entsprechenden Fahrer:innen den Fahrzeugen zuweisen. Wenn du mit der Planung fertig bist, musst du unten zwingend auf "Planung bestätigen" klicken.
Klicke im Menü auf "Disposition" und dann "Fahrzeugabwesenheit". Klicke oben rechts auf das +-Zeichen und gebe die entsprechenden Informationen ein.
Klicke im Menü auf "Disposition" und dann auf "Fahrerabwesenheiten". Nun kannst du mit einem Klick auf das +-Zeichen eine Absenz für Fahrer*innen hinzufügen.
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Öffne den entsprechenden Lieferschein unter "Lieferscheine" indem du auf die entsprechende Nummer klickst. Nachdem du alle Angaben eingegeben bzw. überprüft hast, klickst du unten auf "Für Rechnung freigeben". Danach wechselst du im Menü auf "Rechnungen" und klickst oben rechts auf das +-Zeichen. Gebe den Lieferdatum ein. Nun kannst du unten entweder eine provisorische oder eine definitive Rechnung erstellen.
Klicke unten links auf das Zahnrad und dann auf "Parameter". Scrolle nun ganz nach unten und aktiviere die Checkbox unter "Automatische Rechnungsübermittlung. Zudem kannnst du hier die Sendezeit definieren.
Klicke im Menü auf Kontakte und wähle den entsprechenden Kunden aus. Klicke nun auf "Kundenkontakte". Nun zeigt es alle Kundenkontakte an, welche bei diesem Kunden hinterlegt sind. In der Spalte "Rechnung erhalten" kannst du nun bestimmen, wem die Rechnung zugestellt werden soll.
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Als Admin kannst du deinen Mitarbeitenden Rollen vergeben und dadurch den Zugriff innerhalb von Swynoo einschränken. Beim Hinzufügen von Mitarbeitenden über das +-Zeichen wirst du direkt nach der entsprechenden Rolle gefragt. Falls du die Rolle eines Mitarbeitenden ändern möchtest, dann klickst du auf dessen Namen und dann auf das Bearbeitungszeichen. Unter "Rollen" kannst du nun die gewünschten Änderungen vornehmen.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Falls du das Passwort nicht mehr weisst, dann klickst du bei der Anmeldung auf "Passwort vergessen". Danach gibst du deine E-Mail Adresse ein, bestätigst den Captcha und folgst den Anweisungen im erhaltenen Mail. Falls du einfach das Passwort ändern möchtest, dann meldest du dich an, klickst oben rechts auf deinen Namen und dann "Mein Profil". Nun kannst du unter "Passwort ändern" ein neues Passwort setzen.
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an:
Bitte schaue dir dazu folgendes Video an: