4 stratégies d’utilisation des logiciels pour gagner beaucoup de temps dans la programmation

Lorsqu’il s’agit d’organiser toute forme de logistique, les répartiteurs sont les principaux acteurs. Qu’il s’agisse d’un transitaire classique ou d’un chargeur, ou qu’il faille organiser des circonstances extraordinaires comme des transports d’usines ou des transports intermodaux, sans le dispatcher en tant que planificateur central, les livraisons ne prennent pas la route. Chaque jour, les répartiteurs doivent s’assurer que les camions, qu’ils soient propres ou de tiers, sont déployés et utilisés correctement.

Le dispatching couvre un large éventail de tâches, notamment la planification, le contrôle, la réaction et l’information. Les répartiteurs sont traditionnellement au centre du chaos des affaires quotidiennes et sont exposés à de nombreuses interruptions.

Les solutions logicielles intelligentes pour le dispatching ne pourront pas éliminer toutes les causes de perturbation, mais elles seront en mesure d’en éliminer beaucoup. Ils peuvent également soulager les répartiteurs des tâches de routine afin qu’ils puissent consacrer plus de temps à leurs tâches principales. Vous pouvez gagner beaucoup de temps dans le dispatching en mettant en œuvre quatre stratégies clés.

1. Fournissez à vos programmateurs toutes les informations pertinentes

Il y a deux paires de chaussures dans l’ordonnancement : la planification et la mise en œuvre, tout comme il y a deux paires de chaussures dans la théorie et la pratique. Un itinéraire bien pensé n’est généralement efficace que lorsqu’il rencontre la réalité :

Les véhicules sont bloqués dans le trafic ou sont tombés en panne, un point de déchargement ne peut être atteint ou les produits du magasin n’ont pas encore été prélevés. Hier, un collègue commercial a vendu une tournée qui doit être prise en compte ce soir, et une cliente appelle pour s’enquérir de l’état de sa livraison.

Il est donc d’autant plus important que toutes les informations pertinentes soient disponibles pour tous les dispatchers immédiatement et, idéalement, en un coup d’œil dans un seul système. Comment pouvons-nous nous en assurer?

• Intégration des technologies télématiques dans les logiciels de répartition : vos répartiteurs peuvent utiliser le GPS et les informations de statut non seulement pour voir où se trouve un camion, mais aussi pour savoir si et où des retards se sont déjà produits.
• Utilisez les options de prévision des heures d’arrivée pour planifier à l’avance (ETA). Les dispatcheurs peuvent ainsi identifier les retards imminents à un stade précoce.
• Travaillez avec des ordres de transport numériques qui géolocalisent automatiquement les points de chargement et de déchargement.
• Laissez le logiciel se charger de la programmation. Même dans les zones que votre dispatcher ne connaît pas, un système intelligent peut calculer en une fraction de seconde la durée du trajet d’un point A à un point B, le moment où une pause est nécessaire et la durée du trajet jusqu’au prochain poste de chargement.

2. Faire en sorte que la communication avec les conducteurs soit plus efficace.

L’expérience montre qu’une grande partie des appels téléphoniques passés par le dispatcher sont destinés aux conducteurs. En se connectant à un système télématique, un système logiciel peut également aider grandement les répartiteurs.

L’utilisation des informations relatives à la localisation GPS actuelle ainsi qu’à l’état de la tournée ou à l’activité réalisée a déjà été abordée. En outre, avec la qualité appropriée, le parcours inverse, c’est-à-dire le flux d’informations vers le conducteur, est également très important et peut éviter des erreurs et des interrogations évitables dans les opérations quotidiennes.

Cela permet d’éviter les erreurs de prise en charge en transférant les adresses de livraison directement au conducteur et à une solution de navigation dans le camion. Les consignes de sécurité ou les procédures d’hygiène spécifiques qui sont requises sur le site du client peuvent être remises pendant le trajet et ne doivent pas être extraites d’un livret supplémentaire ou d’un document similaire.

Toutes les parties concernées gagnent du temps et la conversation personnelle peut être réduite à l’essentiel grâce à cette technique de communication plus simple et plus efficace entre le dispatching et le conducteur.

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3. Communiquer numériquement et automatiquement avec vos clients

Vos clients apprécieront la transparence et la communication automatisée des informations relatives au processus de livraison, notamment l’heure d’arrivée prévue (ETA) d’un envoi. La transparence peut être obtenue de plusieurs manières. L’utilisation de notifications automatisées et la disponibilité du suivi et de la localisation contribuent à réduire le nombre d’appels téléphoniques coûteux et chronophages.

Aujourd’hui, les notifications se font le plus souvent par courrier électronique automatique ou par message électronique court, grâce à des événements déclencheurs réglables individuellement. Dans le même temps, le suivi des expéditions s’est imposé comme la deuxième norme en matière de données automatisées sur les clients. Les acheteurs peuvent vérifier en ligne l’état d’avancement de leur livraison et la date d’arrivée prévue de leurs produits.

4. Les automatismes et l’intelligence artificielle permettent une expédition plus rapide

La charge de travail de l’expédition peut être considérablement réduite par un plan de route généré automatiquement. Le plan de route, quant à lui, est rarement généré sans les connaissances et les compétences du répartiteur. Les systèmes utilisent plutôt les connaissances implicites de chaque répartiteur et les transposent numériquement dans le plan de route à l’aide de règles et de limites intégrées.

Le système permet de gagner du temps en prenant en charge des activités qui sont théoriquement possibles mais difficiles et longues à réaliser par un humain.

• Combien de temps dure le transport pour un itinéraire et peut-on prendre des rendez-vous de suivi?
• Les chauffeurs disposent-ils d’un temps de conduite et de travail suffisant pour les activités données, ou y a-t-il même des tampons utilisables ?
• Quels véhicules seront disponibles à un moment donné dans une région donnée?
• En fin de journée, le conducteur et le véhicule doivent-ils retourner au siège social ou à une adresse de domicile?

Plus un système peut répondre automatiquement à ces questions, plus il dispose de temps pour traiter les autres cas inhabituels et les problèmes ad hoc.

Les systèmes logiciels intelligents sont donc indispensables pour le dispatching de demain.

Conclusion

Une grande partie de l’agitation qui prévaut normalement dans le dispatching peut être évitée grâce à un logiciel personnalisé de soutien au dispatching. La numérisation de la communication réduit considérablement le nombre d’appels téléphoniques quotidiens, ce qui améliore la satisfaction de toutes les parties concernées.

Le dispatching est libéré des tâches répétitives et peut gagner beaucoup de temps grâce à une vue claire de toutes les données importantes et à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour la planification automatique des itinéraires. Pour le dispatching du futur, les systèmes logiciels intelligents sont indispensables.